Desenquadramento do MEI: quando acontece e o que muda nos impostos

Contratar um segundo funcionário, abrir uma filial, trazer um sócio ou faturar acima de R$ 81.000,00 no ano. Qualquer uma dessas decisões encerra a vida da empresa como microempreendedor individual. O nome técnico é desenquadramento do MEI, e ele costuma chegar acompanhado de dúvidas: a empresa acaba? O CNPJ muda? Quanto passa a custar em impostos?

A resposta curta é que a empresa continua existindo, com o mesmo CNPJ, mas deixa de pagar o valor fixo mensal do MEI e passa a recolher tributos sobre o faturamento. O que muda, e a partir de quando, depende do motivo e de quem toma a iniciativa.

Desenquadrar não é fechar a empresa

Três situações costumam ser confundidas, e o Perguntas e Respostas do MEI, do Comitê Gestor do Simples Nacional, faz questão de separá-las:

• Desenquadramento do Simei. A empresa sai do sistema de valores fixos do MEI, mas mantém a inscrição no CNPJ e, em regra, continua no Simples Nacional como microempresa.
• Exclusão do Simples Nacional. A empresa sai do regime simplificado como um todo. Toda exclusão do Simples provoca também o desenquadramento do MEI, mas o contrário não é verdade.
• Baixa. É o encerramento da empresa, com a extinção do CNPJ.

Quem é desenquadrado e não incorre em nenhuma vedação do Simples não precisa fazer nova opção pelo regime. A partir da data em que o desenquadramento produz efeitos, passa a recolher pelas regras gerais do Simples Nacional, como prevê o art. 18-A da Lei Complementar 123/2006.

As situações que tiram a empresa do MEI

A lista de motivos está na Lei Complementar 123/2006 e na Resolução CGSN 140/2018, e o Comitê Gestor a resume assim:

• Faturamento acima do limite. Receita bruta superior a R$ 81.000,00 no ano, ou ao limite proporcional de R$ 6.750,00 por mês no ano de abertura.
• Atividade não permitida. Exercer ocupação que não esteja no Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, a lista das ocupações autorizadas ao MEI.
• Natureza jurídica diferente. Só o empresário individual pode ser MEI. A entrada de um sócio exige transformar a empresa em sociedade, o que é incompatível com o regime.
• Mais de um estabelecimento. A abertura de filial é causa de desenquadramento.
• Participação em outra empresa como titular, sócio ou administrador.
• Empregados. Contratar mais de um empregado ou pagar ao único empregado mais do que o salário mínimo ou o piso da categoria.
• Situações de exclusão do Simples Nacional, que levam junto o desenquadramento.

O Portal do Empreendedor acrescenta um alerta pouco conhecido: a partir do segundo ano de funcionamento, comprar insumos ou mercadorias em valor superior a 80% do que se vende também pode levar à migração. Vale acompanhar essa proporção no controle mensal.

Por opção ou por obrigação

O desenquadramento pode acontecer por vontade do empresário ou porque a lei exige. A diferença está no prazo e no momento em que os efeitos começam.

Desenquadramento por opção

O MEI pode pedir para sair a qualquer momento, mas o efeito só começa em 1º de janeiro do ano seguinte. A exceção é o pedido feito no próprio mês de janeiro, que produz efeitos no mesmo ano. É o caminho de quem percebe que vai crescer e prefere planejar a transição em vez de ser surpreendido por ela.

Desenquadramento obrigatório

Quando ocorre uma das situações impeditivas, a comunicação é obrigatória e deve ser feita até o último dia útil do mês seguinte ao fato. Os efeitos variam:

• Vedações como filial, sócio, atividade não permitida ou segundo empregado: a partir do mês seguinte ao da ocorrência.
• Faturamento acima do limite em até 20%: a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. A empresa continua MEI até dezembro e paga, junto com o DAS de janeiro, um imposto sobre a parte excedente.
• Faturamento acima do limite em mais de 20%: retroativamente a 1º de janeiro do ano do excesso, ou à data de abertura, se o excesso ocorrer no primeiro ano.

Desenquadramento automático e de ofício

Algumas alterações feitas no próprio CNPJ já equivalem à comunicação: mudança de natureza jurídica, inclusão de atividade não permitida e abertura de filial. Nesses casos, o desenquadramento é automático, com efeito no mês seguinte.

Se o MEI simplesmente não comunica uma situação obrigatória, o fisco faz o desenquadramento de ofício, com os mesmos efeitos. A falta de comunicação, ou a comunicação fora do prazo, sujeita o empresário a multa de R$ 50,00, que a lei declara insuscetível de redução. O manual do Comitê Gestor lembra ainda que não existe comunicação obrigatória "preventiva": ela só deve ser feita depois que o fato impeditivo acontece.

Como comunicar

A comunicação é feita no Portal do Simples Nacional, no menu de serviços do Simei, opção de desenquadramento. Com o código de acesso, o empresário escolhe o motivo e informa a data do fato que o motivou. Não é preciso nenhum documento adicional para atualizar o CNPJ.

Depois disso, o Portal do Empreendedor orienta que os atos de alteração e de extinção da empresa, antes feitos no próprio portal, passem a ser registrados diretamente na Junta Comercial.

O que muda nos impostos

Esta é a mudança mais sentida. O MEI paga um valor fixo: 5% do salário mínimo como contribuição previdenciária, mais R$ 1,00 de ICMS e R$ 5,00 de ISS, conforme a atividade. Como microempresa do Simples Nacional, a empresa passa a pagar um percentual sobre a receita de cada mês, apurado no programa PGDAS-D e recolhido em DAS até o dia 20 do mês seguinte.

As tabelas em vigor em 2026 começam em 4% para o comércio, no Anexo I, e em 6% para boa parte dos serviços, no Anexo III, na primeira faixa de receita. Uma loja que fature R$ 90.000,00 no ano pagará algo próximo de R$ 3.600,00 em DAS, contra os valores fixos do MEI. Atividades de outros anexos podem ter percentuais maiores.

As obrigações também crescem:

• Declaração mensal no PGDAS-D, mesmo sem faturamento.
• DEFIS, a declaração anual do Simples, entregue até 31 de março.
• Livro-caixa, que a Lei Complementar 123/2006 exige das microempresas que não são MEI.
• Notas fiscais conforme as regras do estado e do município, sem as dispensas próprias do MEI.

Na prática, a contratação de um contador passa a ser necessária. E, a partir de 2027, a microempresa do Simples ainda terá uma decisão nova: recolher o IBS e a CBS dentro do DAS ou pelo regime regular, com opção em março e em setembro de cada ano, segundo o roteiro do Comitê Gestor.

Excesso de faturamento: o caso mais comum

Imagine um MEI prestador de serviços, contribuinte do ISS, que faturou R$ 90.000,00 em 2026. O excesso sobre o limite foi de R$ 9.000,00, pouco mais de 11%. Na declaração anual entregue em 2027, o sistema calcula o imposto sobre o excedente. Para serviços com ISS, o Manual da DASN-Simei indica percentual de 4,61%, o que resulta em R$ 414,90, com vencimento junto ao DAS de janeiro. A empresa vira microempresa em 1º de janeiro de 2027.

Se o mesmo MEI tivesse faturado R$ 100.000,00, o excesso passaria de 20%. Aí o desenquadramento retroage a 1º de janeiro de 2026, e os tributos de todo o ano passam a ser devidos pelas regras gerais do Simples, com multa e juros sobre o que já venceu. A declaração do MEI daquele ano nem é aceita pelo sistema. O acerto do que foi pago como MEI nesses meses deve ser feito com o contador.

O Portal do Empreendedor resume a lição: quem percebe que vai ultrapassar o teto deve procurar orientação antes, e não depois, do fim do ano.

Este conteúdo é educativo e não substitui a orientação de um contador.