Fator R no Simples Nacional: como calcular e quando ele muda o anexo

Vinte e oito por cento. É esse o número que decide se uma empresa de serviços do Simples Nacional paga imposto pela tabela mais branda ou pela mais pesada entre as de serviços. O fator R do Simples Nacional compara o que a empresa gasta com folha de salários com o que ela fatura, sempre olhando para os doze meses anteriores, e o resultado desloca a atividade entre os Anexos III e V. Entender a conta é o primeiro passo para saber se a sua empresa está no anexo certo e o que pode mudar esse enquadramento.

O que é o fator R

O fator R é uma relação percentual prevista no art. 18 da Lei Complementar 123/2006, nos §§ 5º-J, 5º-K e 5º-M, com a redação dada pela Lei Complementar 155/2016, em vigor desde 2018. A lógica é premiar, com alíquotas menores, as empresas de serviços que empregam mais, e aplicar uma tabela mais alta às que faturam muito com pouca folha.

A regra funciona nos dois sentidos:

• atividades que a lei coloca, em princípio, no Anexo V passam a ser tributadas pelo Anexo III quando a relação entre folha e receita é igual ou superior a 28%;
• atividades que, em princípio, estão no Anexo III vão para o Anexo V quando essa relação é inferior a 28%.

Na prática, para todas essas atividades o resultado é o mesmo: com fator R de 28% ou mais, Anexo III; abaixo disso, Anexo V.

A fórmula

A conta é uma divisão simples:

Fator R = folha de salários dos 12 meses anteriores ÷ receita bruta dos 12 meses anteriores

Os dois valores se referem aos doze meses anteriores ao período de apuração. Para calcular o imposto de novembro, por exemplo, usam-se a folha paga e a receita auferida de novembro do ano anterior a outubro. Por isso o fator R é recalculado todo mês, e a empresa pode mudar de anexo de um mês para o outro.

Quem faz a conta é o próprio sistema de apuração do Simples, o PGDAS-D: a empresa informa a folha dos doze meses, e o programa calcula a relação e aplica o anexo correspondente. O cuidado do contribuinte está em informar os valores corretos.

O que entra na folha de salários

O § 24 do art. 18 da LC 123 define a folha para esse cálculo como o montante pago nos doze meses anteriores a título de remunerações a pessoas físicas decorrentes do trabalho, acrescido da contribuição patronal previdenciária e do FGTS efetivamente recolhidos, incluídas as retiradas de pró-labore. Entram, portanto:

• salários de empregados;
• pró-labore dos sócios;
• 13º salário, considerado no mês em que incide a contribuição previdenciária;
• contribuição patronal previdenciária efetivamente recolhida;
• FGTS depositado.

Ficam de fora, entre outros, a distribuição de lucros aos sócios e os valores pagos a outras empresas, inclusive MEIs, pela prestação de serviços. Aluguéis também não compõem a folha.

Há um detalhe decisivo: a lei manda considerar apenas as remunerações informadas nas declarações previdenciárias, atualmente feitas pelo eSocial e pela DCTFWeb. Salário pago e não declarado não conta para o fator R.

O que entra na receita

A receita bruta dos doze meses anteriores, a chamada RBT12, é a mesma usada para encontrar a faixa de tributação do Simples: o produto das vendas de bens e serviços, sem as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos. Ela considera a receita total da empresa, e não apenas a da atividade sujeita ao fator R.

Empresas em início de atividade ainda não têm doze meses de histórico. Para elas, a Resolução CGSN 140/2018 traz regras próprias de proporcionalização da receita e da folha nos primeiros meses. A partir de 2027, com as Resoluções CGSN 190 e 191, de 2026, os conceitos de RBT12 e de folha dos doze meses anteriores foram atualizados para acomodar a reforma tributária, o que reforça a necessidade de conferir as regras vigentes em cada apuração.

Quais atividades estão sujeitas ao fator R

A lista está no art. 18 da LC 123 e é organizada pela Resolução CGSN 140/2018. Em dois grupos:

Atividades do Anexo V que podem ir para o III, entre elas:

• engenharia, medição, cartografia, topografia, geologia, geodésia, testes e análises técnicas, pesquisa, design, desenho e agronomia;
• auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração;
• representação comercial e intermediação de negócios;
• perícia, leilão e avaliação;
• jornalismo e publicidade;
• medicina veterinária;
• comissaria, despachantes, tradução e interpretação;
• outras atividades intelectuais de natureza técnica, científica, desportiva, artística ou cultural não enquadradas em outros anexos.

Atividades do Anexo III que podem ir para o V, entre elas:

• fisioterapia, arquitetura e urbanismo, medicina e enfermagem, odontologia, psicologia, fonoaudiologia e outras atividades de saúde listadas na lei;
• elaboração de programas de computador, licenciamento de software e criação e manutenção de páginas na internet;
• administração e locação de imóveis de terceiros;
• academias de dança, lutas, ioga, atividades físicas e escolas de esportes;
• laboratórios de análises clínicas, diagnóstico por imagem e prótese em geral.

Atividades de serviço fora dessas listas, como as dos Anexos III e IV sem menção ao fator R, não dependem da relação entre folha e receita.

Exemplo ilustrativo

Os números a seguir são redondos e servem só para mostrar a mecânica. Não consideram particularidades como retenções de ISS ou receitas de outras atividades.

Uma empresa de consultoria tem receita bruta de R$ 600.000 nos últimos doze meses e fatura R$ 50.000 no mês de apuração. Pelas tabelas da LC 123, essa receita está na terceira faixa, que vai de R$ 360.000,01 a R$ 720.000,00.

Cenário A: folha de R$ 180.000 em doze meses. O fator R é de 30%, e a empresa vai para o Anexo III. A alíquota nominal da faixa é de 13,5%, com parcela a deduzir de R$ 17.640. A alíquota efetiva fica em cerca de 10,56%, e o DAS do mês, em aproximadamente R$ 5.280.

Cenário B: folha de R$ 150.000 em doze meses. O fator R é de 25%, e a empresa fica no Anexo V. A alíquota nominal da faixa é de 19,5%, com parcela a deduzir de R$ 9.900. A alíquota efetiva sobe para cerca de 17,85%, e o DAS do mês, para aproximadamente R$ 8.925.

A diferença mensal passa de R$ 3.600. Para atingir 28% com essa receita, a folha dos doze meses precisaria somar R$ 168.000.

Erros comuns no cálculo

Boa parte das divergências no fator R vem de poucos equívocos:

• informar a folha de um só mês, quando a conta pede o acumulado dos doze meses anteriores;
• somar distribuição de lucros ou pagamentos a prestadores pessoa jurídica como se fossem folha;
• esquecer de incluir o FGTS e a contribuição patronal recolhidos;
• pagar pró-labore sem declará-lo no eSocial, o que o tira da conta;
• usar apenas a receita da atividade de serviços, em vez da receita bruta total da empresa.

Aumentar o pró-labore compensa?

É a pergunta que o exemplo provoca. Elevar o pró-labore dos sócios aumenta a folha e pode levar o fator R a 28%. Mas o pró-labore tem custo: sobre ele incidem a contribuição previdenciária do sócio e o imposto de renda da pessoa física, conforme a tabela progressiva. Nas empresas dos Anexos III e V, a contribuição patronal já está dentro do DAS, o que ajuda na conta, mas não elimina os demais efeitos.

A decisão, portanto, depende de uma comparação completa, feita com o contador, entre a economia no DAS e o custo adicional com previdência e imposto de renda. O que a lei não admite é folha fictícia: a remuneração precisa corresponder a trabalho efetivo e estar declarada.

Este conteúdo é educativo e não substitui a orientação de um contador.