Certidão negativa de débitos: como emitir a CND federal da empresa

Participar de licitação, pedir financiamento, fechar contrato com empresa grande, vender um imóvel: em todas essas situações, alguém vai pedir a prova de que a empresa está em dia com o fisco federal. Essa prova é a certidão de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional, conhecida como CND federal ou certidão conjunta. Saber como emitir a certidão negativa de débitos é simples; o trabalho está em entender o que fazer quando ela não sai.

O que é a certidão de regularidade fiscal federal

A base legal está no Código Tributário Nacional. O art. 205 permite que a lei exija a prova de quitação de tributos por certidão negativa, e o art. 206 dá o mesmo valor à certidão que registra débitos não vencidos, em cobrança executiva com penhora ou com exigibilidade suspensa.

No âmbito federal, as regras operacionais estão na Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751, de 2 de outubro de 2014. Desde então, a certidão é única e emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Ela abrange:

• os tributos administrados pela Receita Federal;
• a Dívida Ativa da União, administrada pela PGFN;
• as contribuições previdenciárias e as contribuições devidas a terceiros, que antes tinham certidão própria.

Três regras da portaria merecem destaque. A certidão vale por 180 dias. A certidão emitida para a pessoa jurídica é válida para a matriz e todas as filiais. E a emissão é feita pela internet, sem custo.

Como emitir a certidão negativa de débitos, passo a passo

O serviço está no portal gov.br, com o nome "Emitir certidão de regularidade fiscal (CND)", e leva ao sistema de Certidões Federais da Receita Federal.

1. Acesse o serviço. No gov.br, busque por "certidão de regularidade fiscal" e clique em "Iniciar". O canal de atendimento é a página de Certidões Federais.
2. Escolha o tipo de certidão. O sistema oferece certidão para pessoa jurídica, pelo CNPJ, para pessoa física, pelo CPF, e para imóvel rural. Para a empresa, escolha a opção de pessoa jurídica.
3. Informe o número. Digite o CNPJ e confirme. Não é preciso login: qualquer pessoa pode consultar e emitir certidões, inclusive de terceiros.
4. Receba o resultado. Se a situação estiver regular, a certidão é gerada na hora, em PDF, com código de controle. Se houver impedimento, o sistema informa que não foi possível emitir e orienta a consultar a situação fiscal.
5. Guarde e confira. A mesma página permite obter a segunda via de certidões já emitidas. Quem recebe o documento pode confirmar sua autenticidade no serviço de consulta de certidões emitidas, usando o código de controle.

Negativa, positiva com efeitos de negativa e positiva

O resultado pode vir de três formas, e a diferença entre elas decide se a empresa vai ou não conseguir fechar o negócio.

• Certidão negativa: não há pendências. É a plena regularidade fiscal.
• Certidão positiva com efeitos de negativa: há débitos, mas eles não impedem a regularidade. É o caso de débitos com exigibilidade suspensa, como os incluídos em parcelamento em dia, os discutidos em impugnação ou recurso administrativo, os garantidos por depósito integral ou os suspensos por decisão judicial, além de débitos ainda não vencidos ou garantidos por penhora em execução fiscal.
• Certidão positiva: há débitos exigíveis, sem suspensão. Na prática, o sistema não emite certidão de regularidade, e a empresa precisa regularizar a situação antes.

A certidão positiva com efeitos de negativa tem o mesmo valor jurídico da negativa, pelo art. 206 do CTN. Um órgão público ou um banco não pode recusá-la sob o argumento de que "não é negativa".

Quando a certidão não sai: como descobrir o motivo

O ponto de partida é o serviço "Consultar dívidas e pendências fiscais", que dá acesso ao sistema Minhas Dívidas e Pendências. Nele é possível ver o diagnóstico fiscal, emitir guias para pagamento de débitos e gerar o Relatório de Situação Fiscal, que lista tudo o que está impedindo a certidão.

Diferentemente da emissão, a consulta exige identificação. Para a pessoa jurídica, podem acessar o titular, qualquer sócio que conste do quadro de sócios e administradores do CNPJ, o representante legal ou um procurador habilitado. Se quem precisa consultar não aparece no quadro societário, o cadastro do CNPJ deve ser atualizado primeiro.

Segundo a própria Receita Federal, as pendências que mais impedem a emissão são:

• falta de entrega de declarações ou escriturações;
• tributos não pagos ou pagos com valor inferior ao devido;
• multas em atraso;
• parcelamentos em atraso;
• inconsistências nas obrigações acessórias;
• informações cadastrais desatualizadas.

Como resolver as pendências mais comuns

Cada tipo de pendência tem um caminho.

• Declaração não entregue. Enviar a declaração em atraso, com a multa correspondente. Enquanto a omissão constar, a certidão fica bloqueada, mesmo sem imposto a pagar.
• Débito em aberto na Receita Federal. Pagar o valor com os acréscimos legais, por guia emitida no próprio sistema, ou incluí-lo em parcelamento. Parcelamento pedido e com parcelas em dia costuma levar à certidão positiva com efeitos de negativa.
• Divergência entre o declarado e o pago. Muitas vezes o problema é erro de preenchimento, como código de receita ou período de apuração trocados. A solução é retificar a declaração ou a guia, conforme o caso.
• Débito inscrito em Dívida Ativa da União. A negociação passa para a PGFN, pelo portal Regularize, onde é possível pagar, parcelar ou aderir a transações disponíveis.

Depois de regularizar, a certidão costuma ser liberada automaticamente em 2 a 5 dias. Se isso não acontecer, ou se a regularização depender de comprovação adicional, como uma decisão judicial, o contribuinte pode abrir um processo digital no e-CAC, na área de certidões e atestados, anexando os documentos que comprovam a regularização. Nesse caso, a análise leva até 10 dias corridos.

Onde a certidão costuma ser exigida

A exigência não é capricho de quem contrata. Em vários casos, ela decorre diretamente da lei.

• Contratos com o poder público. A Constituição, no § 3º do art. 195, proíbe a pessoa jurídica em débito com a seguridade social de contratar com o poder público ou dele receber benefícios e incentivos fiscais ou creditícios. Por isso, a regularidade fiscal integra a habilitação nas licitações.
• Micro e pequenas empresas em licitações. A Lei Complementar 123/2006 dá a elas um tratamento especial: a regularidade fiscal só é exigida para a assinatura do contrato. Se a documentação apresentar restrição, a empresa vencedora tem 5 dias úteis, prorrogáveis por igual período, para regularizar a situação.
• Incentivos fiscais. Benefícios federais, como os incentivos à inovação tecnológica, costumam ter a regularidade fiscal como condição de uso.
• Crédito e negócios privados. Bancos, compradores de imóveis e grandes clientes pedem a certidão como parte da análise de risco, mesmo sem obrigação legal expressa.

Cuidados práticos

Alguns detalhes evitam correria na véspera de um prazo.

• Planeje com antecedência. Quem participa de licitações com frequência deve consultar a situação fiscal todo mês, e não só quando precisa da certidão. Uma pendência descoberta com um dia de prazo raramente se resolve a tempo.
• Atenção à validade. A certidão vale por 180 dias, mas alguns editais exigem documento emitido há menos tempo. Leia a exigência antes de reaproveitar uma certidão antiga.
• Ela não cobre tudo. A certidão federal não substitui as certidões estaduais e municipais, emitidas pelos respectivos fiscos, nem o Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa, nem a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, da Justiça do Trabalho. Em licitações, é comum que todas sejam pedidas juntas.
• Obras têm certidão própria. A regularidade de obra de construção civil é comprovada por certidão específica, emitida por outro serviço.

Este conteúdo é educativo e não substitui a orientação de um contador ou advogado.