DASN-Simei: como fazer a declaração anual do MEI passo a passo

Uma vez por ano, todo microempreendedor individual precisa contar ao fisco quanto faturou. A Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual, a DASN-Simei, é a única declaração anual exigida do MEI enquanto ele estiver no regime, e o prazo de entrega vai até o último dia de maio. Para o faturamento de 2026, a janela abre em janeiro de 2027 e termina em 31 de maio de 2027.

A declaração é curta, mas cheia de detalhes que geram multa ou retrabalho quando ignorados. A seguir, o caminho completo, do acesso à transmissão, com os cuidados que o manual oficial destaca.

Quem precisa entregar

Deve apresentar a DASN-Simei todo empresário que foi optante pelo Simei, o sistema de recolhimento em valores fixos do MEI, em pelo menos um dia do ano a que a declaração se refere. Não importa se a empresa faturou pouco, se ficou parada ou se não emitiu nenhuma nota. O Perguntas e Respostas do MEI, do Comitê Gestor do Simples Nacional, é direto: a inatividade não dispensa a entrega.

A declaração contém apenas duas informações de fundo:

• a receita bruta do ano anterior, separada entre comércio e indústria, de um lado, e serviços, de outro;
• se houve ou não empregado contratado no período.

Ela não substitui a declaração de imposto de renda da pessoa física do titular. Essa segue regras próprias, e ser MEI não obriga nem dispensa ninguém de entregá-la.

Antes de começar: o que conferir

Dois pré-requisitos travam a declaração se não estiverem cumpridos, segundo o Manual da DASN-Simei:

• Apurações mensais feitas no PGMEI. Todos os meses do ano precisam ter sido apurados no programa que gera o DAS do MEI, mesmo que a guia não tenha sido paga. Se faltar algum mês, o sistema avisa e pede que a apuração seja feita antes.
• Declarações anteriores entregues. A entrega segue ordem cronológica. Quem deixou de declarar anos anteriores precisa começar pelo mais antigo.

Também ajuda ter à mão o relatório mensal de receitas brutas, que o MEI deve manter com as notas fiscais de compra e de venda anexadas. É dele que sai o número da receita do ano.

DASN-Simei: como fazer, passo a passo

A declaração pode ser feita no Portal do Simples Nacional, no menu de serviços do MEI, opção de declaração anual, ou pelo aplicativo oficial do MEI para celular, na opção "Fazer a declaração". O roteiro é o mesmo nos dois canais:

1. Informe o CNPJ e avance para a tela inicial da declaração.
2. Escolha o ano-calendário. Aparecem apenas os anos em que a empresa constou como optante pelo Simei. Se a declaração daquele ano já foi transmitida, a opção disponível será a de retificar.
3. Confira a importação de dados. O sistema traz do PGMEI as apurações de cada mês e os DAS pagos no ano.
4. Preencha a receita de comércio e indústria. Entram aqui as vendas de mercadorias, a produção própria, o fornecimento de refeições e o transporte intermunicipal e interestadual. Sem receita desse tipo, informe zero.
5. Preencha a receita de prestação de serviços. Entram os serviços de qualquer natureza, as receitas de locação previstas nas ocupações do MEI e demais receitas da atividade sem ICMS nem ISS. Sem receita desse tipo, informe zero.
6. Confira a receita bruta total, que o sistema calcula somando os dois campos.
7. Responda se houve empregado durante o período da declaração.
8. Revise o resumo. A tela mostra, mês a mês, o valor apurado de cada tributo e o valor efetivamente pago.
9. Transmita e imprima o recibo. Depois da transmissão, os dados não podem mais ser alterados, exceto por retificação. Se o recibo não for impresso na hora, ele pode ser obtido depois no serviço de consulta de declaração transmitida, com código de acesso.

Como separar receitas de comércio e de serviços

É no passo 4 e no passo 5 que surgem os erros mais comuns. A regra é informar a receita bruta, ou seja, tudo o que foi vendido ou cobrado no ano, e não o lucro. Despesas com mercadorias, combustível ou material não são descontadas.

Imagine um MEI que vende peças de informática e também faz manutenção de computadores. O valor das peças vendidas vai para comércio. O valor cobrado pela mão de obra do conserto vai para serviços. Quando as duas coisas aparecem na mesma venda, o controle mensal precisa separar cada parcela.

Outros cuidados:

• Vendas sem nota também entram. O MEI é dispensado de emitir nota para consumidor pessoa física, mas a receita dessas vendas conta para a declaração e para o limite anual.
• Recebimentos por Pix, cartão e dinheiro somam igualmente. O meio de pagamento não muda a natureza da receita.
• O limite é único. Os R$ 81.000,00 anuais do MEI somam mercado interno e externo, e no ano de abertura o limite é proporcional: R$ 6.750,00 por mês de atividade, contando a fração de mês como mês inteiro.

Quando houve empregado

O campo sobre empregado é uma pergunta de sim ou não. O MEI pode ter um único empregado, que receba um salário mínimo ou o piso da categoria, como prevê a Lei Complementar 123/2006. Quem contratou alguém no ano deve marcar "sim", mesmo que o vínculo tenha durado poucos meses.

A declaração anual não substitui as obrigações do empregador. As informações do trabalhador, o FGTS e a contribuição previdenciária seguem pelos canais próprios da folha, e o Perguntas e Respostas do MEI lembra que só o MEI sem empregado está dispensado do eSocial.

Prazo e multa por atraso

O prazo é o último dia de maio, e o Comitê Gestor esclarece que ele não é prorrogado quando cai em fim de semana ou feriado. A declaração do ano só fica disponível a partir de janeiro do ano seguinte, exceto no caso de baixa da empresa.

Quem entrega depois do prazo recebe, no próprio ato da transmissão, a notificação da Multa por Atraso na Entrega da Declaração, a MAED, e a guia para pagá-la. O cálculo previsto no art. 38 da Lei Complementar 123/2006 e detalhado no manual é:

• 2% por mês-calendário ou fração de atraso, sobre o total de tributos declarados, ainda que pagos;
• limite de 20%;
• redução de 50% quando a entrega é espontânea, antes de qualquer procedimento do fisco;
• valor mínimo de R$ 50,00.

Como o DAS do MEI é pequeno, na prática a maior parte das multas fica no valor mínimo. O atraso, porém, também impede a entrega das declarações dos anos seguintes, o que acumula pendências.

Faturou acima do limite

A própria declaração verifica se a receita passou do teto. Há dois cenários:

• Excesso de até 20%. A transmissão é aceita, e o sistema calcula o imposto sobre a parte que ultrapassou o limite, emitindo o chamado DAS de excesso de receita, com vencimento junto ao DAS de janeiro do ano seguinte. O MEI também precisa comunicar o desenquadramento no Portal do Simples Nacional.
• Excesso acima de 20%. A transmissão da DASN-Simei é bloqueada. O desenquadramento retroage a 1º de janeiro do ano do excesso, ou à data de abertura no primeiro ano, e a empresa passa a apurar os tributos pelas regras gerais do Simples Nacional. É o momento de procurar um contador.

Errei na declaração: como corrigir

Qualquer informação errada é corrigida com uma declaração retificadora. Basta escolher o mesmo ano com a opção de retificar. A retificadora tem as mesmas telas da original, mas não traz os valores já informados: todos os campos precisam ser preenchidos de novo.

Se o MEI alterar uma apuração no PGMEI depois de já ter entregue a declaração daquele ano, o sistema gera uma retificadora automática. Se a DASN-Simei de extinção foi entregue por engano no lugar da normal, a correção também é feita por retificação.

E se a empresa foi encerrada

Na baixa do CNPJ, entrega-se a DASN-Simei de situação especial, com a receita do último ano até a data do encerramento. O prazo é o último dia de junho, se a extinção ocorreu entre janeiro e abril, ou o último dia do mês seguinte ao da baixa, nos demais casos.

Este conteúdo é educativo e não substitui a orientação de um contador.