Agências de marketing, times internos de conteúdo e equipes de performance dependem de dados que nenhuma planilha entrega sozinha: volume de busca, posição de palavras-chave, perfil de backlinks, comparação com concorrentes. A Semrush ocupa essa função em boa parte das operações brasileiras, quase sempre em planos pagos por usuário, com limites de projetos e relatórios.
Como em toda ferramenta de assinatura, a contratação é rápida e a dúvida vem depois. A cobrança chega em dólar no cartão corporativo, o cliente da agência pede o repasse do custo, o financeiro procura a nota fiscal e não encontra.
A Semrush emite nota fiscal no Brasil?
O fornecedor na contratação direta é a Semrush Inc., empresa sediada nos Estados Unidos. Sem inscrição fiscal no Brasil, ela não emite NF-e nem NFS-e: o documento disponível é a invoice em dólar, com identificação do fornecedor, plano, número de usuários e período faturado. Não há NFS-e nesse desenho.
A consequência prática não é a impossibilidade de lançar a despesa, e sim a mudança do conjunto documental. A operação é importação de serviço, comprovada por invoice, comprovante de pagamento e termos de uso aceitos. O tratamento completo está no guia software estrangeiro emite nota fiscal, e a análise do documento, em invoice serve como nota fiscal.
Vale o contraste com outras ferramentas do mesmo orçamento de marketing. Algumas plataformas globais faturam clientes brasileiros por subsidiária local, com cobrança em reais e NFS-e, como descrito em impostos do Google Ads no Brasil. Duas linhas vizinhas na planilha do time podem, portanto, ter tratamentos fiscais completamente diferentes.
A regra para decidir continua sendo a mesma: olhe quem é o emissor na fatura e no extrato. Razão social estrangeira, valor em dólar e transação internacional com IOF indicam cobrança do exterior. Documento com CNPJ, em reais, no formato de NFS-e, indica fornecedor nacional. Qualquer situação diferente dessas duas pede verificação: confira o emissor na sua fatura antes de definir o lançamento.
Cobrança convertida em reais por intermediador de pagamento não muda a origem da operação. O extrato costuma esclarecer.
Como obter a invoice na área de faturamento
Painéis mudam, então o roteiro abaixo descreve a lógica do processo.
- Acesse com o usuário responsável pela assinatura. Em planos com vários usuários, apenas o titular ou um administrador costuma ver o histórico de cobranças.
- Abra as configurações da conta e localize a seção de assinatura, cobrança ou faturamento, onde ficam plano, ciclo, método de pagamento e histórico.
- Baixe o PDF de cada cobrança e guarde o arquivo original, não apenas o e-mail de confirmação. Em planos anuais, a invoice cobre todo o período e precisa ser apropriada mês a mês.
- Preencha os dados fiscais da empresa nos campos de razão social, endereço e identificação fiscal, quando existirem. O dado passa a constar das próximas invoices.
- Confira usuários e complementos ativos. Assentos extras e módulos adicionais aparecem na mesma fatura e explicam diferenças de valor entre ciclos.
- Direcione o envio automático para um e-mail do financeiro e arquive os termos de uso vigentes na contratação.
Agências têm um cuidado extra: se a ferramenta é usada para atender clientes, vale documentar internamente o rateio por cliente ou contrato antes de repassar qualquer custo.
Impostos conforme a forma de pagamento
O caminho do dinheiro pesa mais do que o nome da plataforma.
| Aspecto | Cartão de crédito internacional | Remessa por contrato de câmbio |
|---|---|---|
| Perfil típico | Assinatura mensal ou anual no autoatendimento | Contrato corporativo com fatura e ordem de compra |
| Documento | Invoice e fatura do cartão | Invoice, contrato e comprovante de câmbio |
| IOF | Incide sobre a operação, alíquota por decreto, alterada em 2025 | IOF-Câmbio, também por decreto |
| IRRF | Sem retenção pelo tomador na prática de mercado | 15%, ou 25% em país de tributação favorecida |
| CIDE | Em geral não recolhida | 10%, com SaaS tratado como serviço técnico |
| PIS/COFINS-Importação | Não operacionalizado nesse fluxo | 9,25% no total |
| ISS-Importação | Zona cinzenta | 2% a 5%, conforme o município |
Sobre o IOF, houve alteração por decreto em 2025, de modo que percentuais antigos deixaram de ser referência segura. Confirme o valor efetivamente cobrado na fatura.
Sobre a CIDE, a Receita Federal, na Solução de Consulta COSIT 191/2017, tratou a remuneração de software como serviço técnico para fins da contribuição, o que ampliou seu alcance. O tema segue em discussão e está detalhado em CIDE sobre software importado. A retenção do imposto de renda na fonte, incluindo o efeito do gross-up quando o contrato prevê valor líquido ao fornecedor, está em IRRF sobre SaaS importado.
A coluna do cartão descreve prática de mercado, e não uma isenção prevista em lei. É zona cinzenta real, a ser decidida com o contador e registrada por escrito, especialmente quando a soma anual das assinaturas fica relevante.
Como contabilizar e deduzir a despesa
Competência. A despesa pertence ao período de uso. Assinatura anual paga à vista gera despesa antecipada no ativo, apropriada mensalmente durante a vigência. Esse é o erro mais comum em ferramentas de marketing, porque o plano anual costuma ser contratado pelo desconto.
Rateio. Em agência, vale distribuir o custo por cliente ou por projeto, usando um critério simples e estável, como número de domínios monitorados. O rateio sustenta o repasse ao cliente e melhora a leitura da margem por contrato.
Conversão. Converta pela taxa aplicável na data da operação e registre a variação cambial em conta de resultado financeiro, separada da despesa operacional. Misturar as duas coisas distorce a comparação entre meses.
Dedutibilidade. No lucro real, o teste é o do art. 311 do RIR/2018: despesa necessária, usual e comprovada. Uma ferramenta de análise de busca em uma agência de marketing digital cumpre os três requisitos sem esforço, e o ponto frágil é sempre a comprovação. Em lucro presumido e Simples Nacional a despesa não reduz o imposto devido, mas o registro contábil continua obrigatório. O detalhamento está em como contabilizar despesa com software internacional.
Alternativas: revenda nacional e plano empresarial
Duas alternativas costumam ser levantadas por quem precisa de nota fiscal brasileira.
A primeira é contratar por revenda ou parceiro nacional, quando existir para o produto e o plano desejados. O fornecedor brasileiro fatura em reais, emite NFS-e e absorve eventuais obrigações de importação na própria cadeia. O preço de lista tende a ser maior, mas o custo total pode empatar quando entram IOF, tempo de conciliação e risco fiscal.
A segunda é negociar um plano empresarial com faturamento, formato mais comum em contas com muitos usuários. Isso pode viabilizar pagamento por transferência internacional com fatura e ordem de compra, o que organiza a operação, mas não gera nota fiscal brasileira se o contratado continuar sendo a entidade estrangeira. É exatamente o cenário da coluna direita da tabela.
A ressalva vale para as duas hipóteses: disponibilidade, condições e entidade faturadora variam por cliente e mudam com o tempo, então confirme com o fornecedor antes de reestruturar a contratação. Considere ainda o calendário analisado em reforma tributária e software importado, já que a importação de serviços digitais entra no campo de incidência dos novos tributos.
Checklist
- Identifique o emissor da cobrança e a moeda de faturamento.
- Baixe a invoice de cada ciclo em PDF e arquive com o comprovante de pagamento.
- Preencha os dados fiscais da empresa no painel antes da renovação.
- Revise periodicamente assentos e complementos ativos.
- Trate o plano anual como despesa antecipada, apropriada mês a mês.
- Defina um critério de rateio por cliente ou projeto e mantenha-o estável.
- Leve o volume anual de assinaturas ao contador e documente a política sobre retenções.
Para comparar com outra assinatura recorrente do time de marketing, veja nota fiscal do Canva.
Este conteúdo é educativo e não substitui a orientação de um contador.
Fontes e referências
Perguntas frequentes
A Semrush emite nota fiscal se a empresa solicitar?
Na contratação direta com a entidade estrangeira, não. Sem inscrição fiscal no Brasil não há como emitir NFS-e. A invoice pode ser reemitida com os dados corretos da empresa, mas permanece um documento comercial, não fiscal brasileiro.
Posso repassar o custo da ferramenta ao cliente da agência?
Sim, desde que previsto em contrato e devidamente documentado. O repasse integra a receita da agência e deve ser tratado conforme o contrato de prestação de serviços, com nota fiscal emitida pela agência ao cliente. O rateio interno sustenta o valor cobrado.
Plano anual pago à vista é despesa do mês do pagamento?
Não. O pagamento antecipado gera despesa antecipada, apropriada ao resultado mês a mês durante a vigência do plano. Lançar o valor inteiro no mês do pagamento distorce o resultado do período.
Preciso recolher IRRF ou CIDE sobre a assinatura?
Na prática de mercado, empresas que pagam assinaturas no cartão não fazem essas retenções, por não existir contrato de câmbio individual nem desenho operacional de retenção. É uma zona cinzenta, e a posição da empresa deve ser definida com o contador, sobretudo em contratos negociados.
